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La Charte de la Vie Associative à Trouy
Mot du maire
Une charte, un engagement mutuel
Le 20 janvier 2009, le conseil municipal de Trouy a adopté de façon solennelle une charte de la vie associative, texte novateur à bien des égards qui témoigne d’une volonté de soutien et de valorisation des associations locales, dans le respect de leur indépendance et dans la confiance réciproque.
Aujourd’hui, vous découvrez une charte issue d’une très large concertation avec le monde associatif et qui me semble, confère à ce document toute sa légitimité et sa force.
Ce texte qui consigne les engagements respectifs des uns et des autres a, en effet, fait l’objet d’un véritable travail collectif lors de rencontres avec la vie associative trucidienne. Il est le témoin et le fruit d’une longue expérience.
La vie évolue, la dynamique associative s’amplifie dans notre ville (et chacun s’en réjouit), il est donc important d’affirmer avec cette charte l’attachement que nous portons au rôle de la vie associative, au lien social dont il est porteur, aux valeurs du bénévolat et d’engagement. Nous trouverons aussi, dans la mesure du possible, les ressources pour poursuivre nos missions.
Cet attachement se traduit par une adaptation permanente des services que nous proposons à ces associations pour les soutenir et les valoriser, là encore, dans le respect absolu des prérogatives qui sont les leurs.
Simplement, je veux redire toute l’importance que nous attachons aux liens entre la ville et ses associations, qui contribuent à son rayonnement, à sa convivialité, à la qualité de son accueil, aux liens entre les habitants des quartiers.
Trouy entend être le partenaire attentif et constructif. Je sais que les associations locales continueront de jouer, elles-aussi, un rôle précieux pour notre ville et ses habitants.
Gérard Santosuosso
Maire de Trouy
Préambule
La ville et ses associations
Objectifs
L’histoire de TROUY lors de ces 40 dernières années se confond avec celle de ses associations. La participation des habitants à la vie de la cité est depuis toujours essentielle, qu’ils soient sportifs, amateurs de culture ou de loisirs, bénévoles tournés vers la solidarité, présents dans le secteur scolaire, dans l’animation et la défense des intérêts de quartiers, retraités regroupés dans des clubs, actifs, anciens combattants, citoyens soucieux du développement de leur ville et de l’harmonie de la cité, …
Ils sont tous là pour :
- mieux vivre ensemble dans l’intérêt général, la cohérence, la solidarité,
- promouvoir la vie communale et son image,
- impulser la culture citoyenne et le sens civique,
- élargir et densifier un réseau cohérent entre les quartiers et ses habitants.
Un tissu associatif riche et diversifié est une vraie garantie pour permettre la réalisation de nombreux projets, soutenus par la Municipalité, qui voit en ce mouvement une participation des citoyens, devenue indispensable aujourd’hui dans la mise en œuvre de l’action publique municipale collective, en rapprochant les gens autour de vues communes, en apportant une richesse et une diversité incomparables aux débats, en ce sens l’engagement associatif est la première école de citoyenneté, de la démocratie et contribue aux exigences incontournable de solidarité, du développement économique durable.
A Trouy, le tissu associatif constitue un support important, vecteur du lien social et de la citoyenneté nécessaires à la concertation. La volonté des élus se réaffirme avec force pour construire un espace de démocratie locale sur le territoire de la commune (35 associations résidentes sans compter des associations extérieures aux actions locales).
Renforcer l’unité, l’entente et l’efficacité des associations, leur permettant de mieux servir la population reste un objectif à atteindre.
Moyens
Mais la volonté d’aller plus loin, de préciser davantage les rapports entre Trouy et les associations nous amène à proposer une charte régissant les relations entre la ville et les associations afin de :
- confirmer, par des aides diverses, son soutien à la vie associative,
- préciser ses responsabilités et ses limites envers les associations, ainsi que les droits et devoirs de chacun,
- clarifier les relations qui doivent se pérenniser dans les meilleures conditions,
- garantir la transparence des procédures concernant les aides qu’elle apporte aux associations,
- s’engager dans un processus de formation, de communication, de qualification des acteurs associatifs et d’évaluations régulières (formation sécurité, incendie, …).
Principes
Par le biais de différentes aides, la ville est soucieuse de l’efficacité du concours apporté à la vie associative et, selon la teneur des projets de l’association, de leur réussite.
Par l’attribution de subventions, le Conseil Municipal montre son attachement à un partenariat affirmé par la présente charte, partenariat qui s’exerce cependant dans un contexte devenu de plus en plus difficile, réglementairement et financièrement.
L’évolution législative répondant au souci des habitants et donc des élus d’assurer une bonne utilisation des deniers publics, d’une part, et la baisse des ressources des collectivités locales, d’autre part, font que les actions municipales doivent être rationnalisées.
Trouy souhaite ainsi porter un regard global sur les aides accordées. En effet, subventions et aides matérielles représentent un coût qu’il est nécessaire de maîtriser dans un contexte budgétaire délicat.
Les principes de référence communs sont :
le cadre législatif : incontournable, totalement applicable ;
la transparence : préalable à toute relation de confiance (toutes les informations doivent circuler pour favoriser la coopération) ;
la coopération : pour réunir les ressources et respecter la différence ;
l’indépendance : qualité nécessaire qui reconnait les prérogatives de chacune des parties ;
l’équité : la ville et les associations n’assument pas les mêmes engagements ; chacun a sa spécificité ;
la solidarité : entre tous, pour être plus forts, plus unis.
Cette charte a fait l’objet d’une concertation entre les associations et la ville de Trouy.
Elle permet à la fois d’affirmer :
• la reconnaissance de l’association comme partenaire privilégié de la ville,
• l’engagement mutuel de mieux communiquer pour être plus performant,
• l’assurance du respect du rôle de chacun.
Elle n’exclut pas la signature de conventions concertées plus précises entre la ville et certaines associations, si cela s’avère nécessaire. Ces conventions détailleront de manière plus spécifique les engagements des associations concernées et ceux de la ville (en matière par exemple de mise à disposition de locaux, …). Cette charte est le préalable à toute convention ou accord.
Il va de soi que chaque association est libre d’approuver ou pas les termes de cette charte qui doit être considérée comme un outil réunissant les grands principes régissant les échanges avec la ville. Enfin, cette charte garantit à toutes les associations leur indépendance vis-à-vis de la ville.
Le présent document pose donc les bases du « contrat » passé entre les associations et la ville de Trouy et règle leurs relations globalement. Par cette charte, les deux parties affirment leurs engagements respectifs afin d’assurer le bon développement de leurs relations.
La présente charte prend effet à compter de son adoption par le Conseil Municipal pour une durée de trois ans. Sa reconduction sera tacite. Cependant, elle devra faire l’objet d’une évaluation à échéance et pourra être modifiée à tout moment pour tenir compte des évolutions éventuelles.
Engagements de la Ville de Trouy et des Associations
Compte tenu du préambule de cette charte, la ville prend les engagements suivants :
1 - Dans un souci du respect de la vie démocratique, la ville affirme et garantit l’indépendance des associations.
2 - Elle s’engage à soutenir et valoriser toute action associative qui bénéficiera à tout ou partie de la population trucidienne.
3 – Ce souci de soutien au développement de la vie associative porte sur les subventions, c’est-à-dire toutes les contributions de quelques sortes que ce soit :
• les attributions des subventions financières
• les prêts de locaux pour des activités ponctuelles ou des activités régulières
• les prêts de matériels
• les appuis humains en cas de « grande » nécessité
La rencontre des associations pourrait avoir lieu lors d’un forum, organisé tous les deux ou trois ans.
Un comité consultatif réunissant tous les présidents des associations trucidiennes ayant signé la charte peut être organisé une fois par an. Lors de cette rencontre, pourraient être abordés divers thèmes relatifs à la vie associative locale, l’évaluation de la charte et son amélioration.
4 - Dans un souci de transparence, et conformément à la loi, la ville tient à disposition de tout citoyen la liste des aides financières et en nature qu’elle attribue aux associations.
5 - Dans un souci de respect de la légalité ainsi que des principes démocratiques, et conformément à la législation, la ville ne verse pas de subventions dans les cas suivants :
- les subventions à toute association qui ne remplit pas les conditions de légalité ou d’appartenance trucidienne,
- les subventions à des associations ne remplissant pas une mission d’intérêt général, ne présentant pas un intérêt pour la collectivité,
- les subventions factices c’est-à-dire contournant les règles de la comptabilité publique,
- les subventions qui porteraient atteinte aux principes constitutionnels ou à une liberté publique fondamentale,
- les subventions contraires à la répartition des compétences fixées par la loi et qui portent atteinte aux règles d’organisation et de fonctionnement d’un organisme public,
- les subventions contraires au principe de la liberté du commerce et de l’industrie (sauf cas exceptionnel),
- les subventions contraires au principe de laïcité,
- les subventions à des associations soutenant des conflits armés ou ayant des activités illicites,
- les subventions qui porteraient atteinte à la liberté de conscience, à la liberté religieuse, aux Droits de l’Homme, à la liberté des cultes ou à la neutralité de l’Etat,
A titre exceptionnel, des subventions peuvent être versées à des associations extérieures d’intérêt général pour service rendu à la ville (SPA, aide à domicile, … par exemple) ou d’intérêt humanitaire, sur décision du Conseil Municipal.
Compte tenu du préambule et des engagements pris par la ville, les associations prennent les enga-gements suivants :
1 - Dans un souci de respect des engagements, les associations utilisent les aides de la ville conformément à l’objectif pour lequel elles sont attribuées. En outre, les associations ne reversent pas les subventions à des tiers notamment sous forme de dons.
2 - Dans un souci de transparence, les associations transmettent à la ville leurs comptes annuels, les comptes cumulés et le patrimoine ; elles s’engagent également à inviter la Municipalité à leurs assemblées générales.
3 - Dans un souci de transparence et d’efficacité en ce qui concerne les projets bénéficiant d’une aide de la ville, les associations souscrivent aux principes des bilans moral et financier et de la mesure des écarts entre le « projeté » et le « réalisé ».
4 - Les subventions croisées (aides auprès de plusieurs organismes) ou cumulées doivent être portées à connaissance des collectivités.
5 - Dans un souci d’efficacité, les associations respectent la volonté de la ville d’optimiser l’emploi de ses subventions en coopérant entre elles lors de l’utilisation des aides municipales (utilisation alternée des locaux par exemple).
6 - Dans un souci de sécurité et de responsabilité, les associations respectent les prescriptions réglementaires et les consignes de sécurité (panique, incendie, …) relatives à leurs activités ; elles souscrivent aux diverses assurances nécessaires pour couvrir les risques inévitables ; elles respectent les obligations législatives et réglementaires en s’acquittant, lorsqu’il y a lieu, de leurs obligations sociales et financières.
7 - Dans un souci d’information, les responsables des associations s’engagent à porter à la connaissance de leurs adhérents le contenu de la présente charte.
8 - Dans un souci de citoyenneté, de solidarité, d’environnement, d’économies, les associations s’engagent à s’approprier, à préserver et à promouvoir les principes du développement durable.
Guide Pratique
Il existe deux types de subventions : les subventions financières et les subventions en nature.
Les subventions financières
Les subventions se définissent comme une des formes d’aides consenties par la ville aux associations qui poursuivent une mission d’intérêt général, présentant un intérêt pour la collectivité.
Elles se concrétisent par le versement d’une somme d’argent sur le compte bancaire ou postal ouvert par l’association.
Les subventions peuvent prendre des formes diverses :
- être générales ou affectées,
- être destinées à couvrir des charges et frais de fonctionnement,
- être exceptionnellement destinées à aider l’association à réaliser un investissement.
1 - Conditions générales d’attribution
Les associations qui souhaitent obtenir une subvention de la ville doivent la solliciter chaque année ou en fonction des projets et faire leur demande par courrier adressé au Maire. Elles remplissent le formulaire fourni par la ville et prévu à cet effet.
Après instruction de la demande par la commission « Vie de la Cité » et délibération du Conseil Municipal, l’association est avisée par courrier de décision prise par la Municipalité, ainsi que des modalités de versement.
En fonction du montant alloué, le versement de la subvention pourra être effectué en une ou deux fois.
Une subvention exceptionnelle peut être attribuée la première année d’existence d’une association en fonction de son implication dans la vie locale.
Rappel : en règle générale, les demandes de subvention sont instruites une fois par an, dans le cadre de la préparation budgétaire. Les dossiers complets sont à remettre au plus tard mi janvier de l’année en cours.
Dans le cas où les associations ne pourraient pas fournir l’ensemble des pièces nécessaires et indispensables à l’instruction de leur dossier, elles devront le préciser dans leur demande et s’engager à les fournir dès que possible sans que la ville ait besoin de procéder à une relance.
Le budget prévisionnel doit être le plus précis possible : les dépenses et recettes sont répertoriées et évaluées sincèrement ainsi que l’ensemble des besoins de fonctionnement (frais postaux, téléphone, papeterie, ….).
Aucun versement ne pourra être effectué si le dossier est incomplet.
2 – Modalités d’instruction
Subventions globalisées de soutien au fonctionnement
Instruction : une fois par an, dans le cadre du budget annuel de la ville
Le dossier devra comporter les éléments suivants :
- un exemplaire des statuts (pour une 1ère demande)
- le récépissé de la Préfecture (pour une 1ère demande)
- la composition du bureau
- les comptes financiers du dernier exercice (n-1) et les comptes cumulés
- le budget prévisionnel de l’année à subventionner, faisant ressortir l’ensemble des financements et ressources propres, ainsi que les subventions croisées
- le compte rendu de la dernière assemblée générale et le compte rendu moral
- et/ou tout autre document que la ville jugerait nécessaire pour une meilleure instruction du dossier
Subvention annuelle concernant des projets réguliers
Instruction : une fois par an, dans le cadre du budget annuel de la ville
Le dossier devra être complété avec les éléments suivants :
- une présentation du projet
- ses objectifs
- les moyens matériels ou autres envisagés
- le budget prévisionnel, indiquant toutes les sources de financement
- le montant de la subvention demandée à la ville
Subvention exceptionnelle concernant des projets ponctuels
(non renouvelable d’une année sur l’autre pour un même projet)
Instruction : en cours d’année, si possible trois mois avant la manifestation ou la réalisation du projet
Le dossier devra être complété avec les éléments suivants :
- une présentation du projet
- ses objectifs
- les moyens matériels ou autres envisagés
- le budget prévisionnel, indiquant toutes les sources de financement
- le montant de la subvention demandée à la ville
Les subventions en nature
Des subventions peuvent être attribuées en nature sous forme d’avantages divers, comme par exemple la mise à disposition de locaux appartenant à la collectivité locale.
Les locaux
Salles et équipements
1 – Principes d’attribution
- pour des fréquentations régulières et répétitives, liées à l’activité de l’association (sportives, sociales, culturelles, …), les locaux municipaux sont mis gracieusement à la disposition des associations dont les activités participent activement à l’animation de la vie locale,
- pour des manifestations et activités ponctuelles, les salles sont mises à la disposition des associations selon les modalités suivantes :
la gratuité est assurée pour les réunions de travail (assemblées générales, réunions de bureau, …)
une gratuité est accordée une fois par an pour les autres activités au sein de l’association trucidienne (animations, bals, repas dansants, …). Toutefois, un coût de location pourra être demandé pour des utilisations ultérieures.
2 - Modalités d’instruction
La demande
Pour des fréquentations régulières et répétitives, la demande est instruite par le service compétent chaque année.
Elle est adressée au Maire de TROUY par courrier en précisant :
• la nature des besoins
• l’estimation du nombre de personne (pour des raisons de sécurité)
• la fréquence d’utilisation
L’établissement d’une convention entre la ville et l’association définit les conditions d’utilisation des locaux pour des manifestations et activités ponctuelles, quelle que soit la salle souhaitée. Les demandes sont instruites par la commission « Vie de la Cité » (secteur Vie associative).
La demande est adressée au Maire de Trouy en janvier de l’année précédent l’année de réservation pour la MTL ou dès la mise en place du projet, en précisant :
- le motif de l’occupation
- la date et l’heure de la manifestation ou de l’activité prévue
- le nombre de personnes prévues
- le nom de la personne responsable de la manifestation (contact)
- la salle souhaitée
- le matériel nécessaire à l’organisation de la manifestation (si besoin)
La mise à disposition de locaux fait l’objet d’un contrat de location.
L’assurance
L’association doit obligatoirement souscrire avant l’entrée dans les locaux une police d’assurance en responsabilité civile couvrant tous les dommages qui pourraient être causés du fait de son activité ou de son occupation.
Elle fait son affaire des garanties vol, incendie, dégâts des eaux et tous les dommages pouvant survenir à ses biens ou à ceux des personnes qu’elle accueillera, la ville refusant toute responsabilité en la matière.
La sécurité
Le Président de l’association doit s’assurer du respect des règles de sécurité des personnes lors des activités organisées dans les locaux prêtés par la ville (sécurité incendie notamment). Ainsi, l’organisateur doit vérifier que les issues de secours sont ouvertes et totalement libre d’accès en permanence, doit savoir utiliser les moyens de secours (extincteurs, …) et doit guider l’arrivée des secours sur les lieux du sinistre.
Les états des lieux pour la mise à disposition temporaire de locaux
La visite annuelle de sécurité pour des affectations constantes (visites à la demande ou annuellement concertées)
Les chapiteaux
La demande
Cette structure doit être réservée à l’accueil de la mairie si possible en début d’année afin d’établir un calendrier annuel, la priorité étant donnée aux besoins des services municipaux.
Le transport
Il sera assuré par les services techniques.
L’assurance
L’association doit fournir une attestation d’assurance.
Le montage et le démontage
L’association qui emprunte ce matériel doit prévoir, au jour convenu, un certain nombre de personnes pour effectuer le montage et le démontage du chapiteau.
Le matériel
Pour l’organisation d’une activité ou d’une manifestation, la ville prête du matériel de manière ponctuelle, sous réserve de disponibilité, la priorité étant donnée aux besoins des services municipaux.
1 – Principe d’attribution
Ce prêt de matériel doit correspondre ou être en lien avec une activité ou une manifestation acceptée par la ville.
2 – Modalités d’instruction
Une demande écrite de matériel doit être adressée au Maire, au plus tôt dans la mise en place du projet et au plus tard un mois avant l’activité ou la manifestation prévue.
L’organisateur doit remplir une fiche-type fournie par la ville permettant d’indiquer précisément les prestations et les matériels souhaités.
Après accord, l’association est avisée par courrier du matériel pouvant être prêté et des conditions de mise à disposition. Le matériel est prioritairement mis à disposition des services municipaux.
En cas d’emprunt de certains types de matériels, une caution est demandée.
La mise à disposition du personnel
Compte tenu de la particularité de ce chapitre, la mise à disposition du personnel fera l’objet d’une étude dans le cadre des conventions individuelles.
L’utilisation du logo de Trouy
Le logotype dont la ville s’est dotée depuis quelques années existe en deux versions : couleur et noir et blanc.
Son usage est possible pour les associations dans la version noir et blanc, lorsqu’il s’agit de manifestations organisées en commun avec la Municipalité.
C’est au cas par cas que la décision est prise, après consultation de la commission « Vie de la Cité ».
***
Les supports d'information de la ville de Trouy
Le site internet www.villedetrouy.fr
Les associations trucidiennes y sont recensées. Pensez à valoriser la « vôtre » et à mettre à jour les informations qui la concernent. Les différentes manifestations figureront dans l’espace qui leur est réservé.
Le Bien Vivre
Le Reflet Municipal
Tous les ans, il valorise les manifestations trucidiennes par l’intermédiaire de son calendrier central et laisse la parole à chacune d’entre elles.
OU TOUT AUTRE GUIDE OU PLAQUETTE D’INFORMATION A DESTINATION DE LA POPULATION
Références législatives
Les documents suivants pourront être mis à la disposition des associations trucidiennes qui en feront la demande soit en s’adressant au service « Associations » de la Mairie, soit sur le site internet de la ville (villedetrouy.fr).
Vous pouvez retrouver tout ou partie des différentes obligations législatives dans ces ouvrages :
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association (Journal Officiel du 2 juillet 1901)
- Le Code des associations : recueil des textes législatifs et réglementaires sur les organismes sans but lucratif
- Le Code Général des Collectivités Territoriales
- La Gazette des Communes du 8 septembre 2008 (cahier n° 2) « Les relations entre collectivités locales et associations », …
Fait à Trouy le 29 janvier 2009.
Le Maire, Le Président
Gérard Santosuosso
ANNEXE
Liste des associations trucidiennes
Les amis d’Enzo
Les Anciens Combattants Prisonniers de Guerre, Combattants d’Algérie-Tunisie-Maroc (A.C.P.G.-C.A.T.M.)
L’Age d’Or
L’Association Gymnastique Volontaire Loisirs Détente (A.G.V.L.D.)
Les ASSMAT
Le CBB Judo
Le Comité des Fêtes
Le Comité du Personnel (C.P.)
Les Compagnons de Chœur
Le Cyclo Club de Trouy (C.C.T.)
Demain Trouy
L’Ecole de musique
L’Entente des Marcheurs de Trouy (E.M.T.)
L’Espoir Trucidien (E.T.)
L’Etoile Sportive de Trouy (E.S.T.)
L’Etoile Sportive de Trouy Vétérans (E.S.T. Vétérans)
La Fédération Nationale des Anciens Combattants d’Algérie (F.N.A.C.A.)
Le Groupement de Parents d’Elèves (G.P.E.)
La Gymnastique Adultes Trucidienne (G.A.T.)
Je donne, tu vis, pour dons d’organes du Cher
Modern’ Musette Animation
Music Master
Nature Tradition Trucidienne (N.T.T.)
Pêle Mêle
Les Pèlerins de la Charité
La Ruche de Trouy
Trouy, Avenir, Environnement (T.A.E.)
Trouy Comice
Trouy Environnement, Développement et Cadre de Vie (T.E.D.C.V.)
Trouy Temps Libre (T.T.L.)
Trouy Tennis Club (T.T.C.)
U.L.M.
L’Union Nationale des Combattants d’Afrique du Nord (U.N.C-A.F.N.)
Yugioh Duelist Association (Y.D.A.)
Mot du maire
Une charte, un engagement mutuel
Le 20 janvier 2009, le conseil municipal de Trouy a adopté de façon solennelle une charte de la vie associative, texte novateur à bien des égards qui témoigne d’une volonté de soutien et de valorisation des associations locales, dans le respect de leur indépendance et dans la confiance réciproque.
Aujourd’hui, vous découvrez une charte issue d’une très large concertation avec le monde associatif et qui me semble, confère à ce document toute sa légitimité et sa force.
Ce texte qui consigne les engagements respectifs des uns et des autres a, en effet, fait l’objet d’un véritable travail collectif lors de rencontres avec la vie associative trucidienne. Il est le témoin et le fruit d’une longue expérience.
La vie évolue, la dynamique associative s’amplifie dans notre ville (et chacun s’en réjouit), il est donc important d’affirmer avec cette charte l’attachement que nous portons au rôle de la vie associative, au lien social dont il est porteur, aux valeurs du bénévolat et d’engagement. Nous trouverons aussi, dans la mesure du possible, les ressources pour poursuivre nos missions.
Cet attachement se traduit par une adaptation permanente des services que nous proposons à ces associations pour les soutenir et les valoriser, là encore, dans le respect absolu des prérogatives qui sont les leurs.
Simplement, je veux redire toute l’importance que nous attachons aux liens entre la ville et ses associations, qui contribuent à son rayonnement, à sa convivialité, à la qualité de son accueil, aux liens entre les habitants des quartiers.
Trouy entend être le partenaire attentif et constructif. Je sais que les associations locales continueront de jouer, elles-aussi, un rôle précieux pour notre ville et ses habitants.
Gérard Santosuosso
Maire de Trouy
Préambule
La ville et ses associations
Objectifs
L’histoire de TROUY lors de ces 40 dernières années se confond avec celle de ses associations. La participation des habitants à la vie de la cité est depuis toujours essentielle, qu’ils soient sportifs, amateurs de culture ou de loisirs, bénévoles tournés vers la solidarité, présents dans le secteur scolaire, dans l’animation et la défense des intérêts de quartiers, retraités regroupés dans des clubs, actifs, anciens combattants, citoyens soucieux du développement de leur ville et de l’harmonie de la cité, …
Ils sont tous là pour :
- mieux vivre ensemble dans l’intérêt général, la cohérence, la solidarité,
- promouvoir la vie communale et son image,
- impulser la culture citoyenne et le sens civique,
- élargir et densifier un réseau cohérent entre les quartiers et ses habitants.
Un tissu associatif riche et diversifié est une vraie garantie pour permettre la réalisation de nombreux projets, soutenus par la Municipalité, qui voit en ce mouvement une participation des citoyens, devenue indispensable aujourd’hui dans la mise en œuvre de l’action publique municipale collective, en rapprochant les gens autour de vues communes, en apportant une richesse et une diversité incomparables aux débats, en ce sens l’engagement associatif est la première école de citoyenneté, de la démocratie et contribue aux exigences incontournable de solidarité, du développement économique durable.
A Trouy, le tissu associatif constitue un support important, vecteur du lien social et de la citoyenneté nécessaires à la concertation. La volonté des élus se réaffirme avec force pour construire un espace de démocratie locale sur le territoire de la commune (35 associations résidentes sans compter des associations extérieures aux actions locales).
Renforcer l’unité, l’entente et l’efficacité des associations, leur permettant de mieux servir la population reste un objectif à atteindre.
Moyens
Mais la volonté d’aller plus loin, de préciser davantage les rapports entre Trouy et les associations nous amène à proposer une charte régissant les relations entre la ville et les associations afin de :
- confirmer, par des aides diverses, son soutien à la vie associative,
- préciser ses responsabilités et ses limites envers les associations, ainsi que les droits et devoirs de chacun,
- clarifier les relations qui doivent se pérenniser dans les meilleures conditions,
- garantir la transparence des procédures concernant les aides qu’elle apporte aux associations,
- s’engager dans un processus de formation, de communication, de qualification des acteurs associatifs et d’évaluations régulières (formation sécurité, incendie, …).
Principes
Par le biais de différentes aides, la ville est soucieuse de l’efficacité du concours apporté à la vie associative et, selon la teneur des projets de l’association, de leur réussite.
Par l’attribution de subventions, le Conseil Municipal montre son attachement à un partenariat affirmé par la présente charte, partenariat qui s’exerce cependant dans un contexte devenu de plus en plus difficile, réglementairement et financièrement.
L’évolution législative répondant au souci des habitants et donc des élus d’assurer une bonne utilisation des deniers publics, d’une part, et la baisse des ressources des collectivités locales, d’autre part, font que les actions municipales doivent être rationnalisées.
Trouy souhaite ainsi porter un regard global sur les aides accordées. En effet, subventions et aides matérielles représentent un coût qu’il est nécessaire de maîtriser dans un contexte budgétaire délicat.
Les principes de référence communs sont :
le cadre législatif : incontournable, totalement applicable ;
la transparence : préalable à toute relation de confiance (toutes les informations doivent circuler pour favoriser la coopération) ;
la coopération : pour réunir les ressources et respecter la différence ;
l’indépendance : qualité nécessaire qui reconnait les prérogatives de chacune des parties ;
l’équité : la ville et les associations n’assument pas les mêmes engagements ; chacun a sa spécificité ;
la solidarité : entre tous, pour être plus forts, plus unis.
Cette charte a fait l’objet d’une concertation entre les associations et la ville de Trouy.
Elle permet à la fois d’affirmer :
• la reconnaissance de l’association comme partenaire privilégié de la ville,
• l’engagement mutuel de mieux communiquer pour être plus performant,
• l’assurance du respect du rôle de chacun.
Elle n’exclut pas la signature de conventions concertées plus précises entre la ville et certaines associations, si cela s’avère nécessaire. Ces conventions détailleront de manière plus spécifique les engagements des associations concernées et ceux de la ville (en matière par exemple de mise à disposition de locaux, …). Cette charte est le préalable à toute convention ou accord.
Il va de soi que chaque association est libre d’approuver ou pas les termes de cette charte qui doit être considérée comme un outil réunissant les grands principes régissant les échanges avec la ville. Enfin, cette charte garantit à toutes les associations leur indépendance vis-à-vis de la ville.
Le présent document pose donc les bases du « contrat » passé entre les associations et la ville de Trouy et règle leurs relations globalement. Par cette charte, les deux parties affirment leurs engagements respectifs afin d’assurer le bon développement de leurs relations.
La présente charte prend effet à compter de son adoption par le Conseil Municipal pour une durée de trois ans. Sa reconduction sera tacite. Cependant, elle devra faire l’objet d’une évaluation à échéance et pourra être modifiée à tout moment pour tenir compte des évolutions éventuelles.
Engagements de la Ville de Trouy et des Associations
Compte tenu du préambule de cette charte, la ville prend les engagements suivants :
1 - Dans un souci du respect de la vie démocratique, la ville affirme et garantit l’indépendance des associations.
2 - Elle s’engage à soutenir et valoriser toute action associative qui bénéficiera à tout ou partie de la population trucidienne.
3 – Ce souci de soutien au développement de la vie associative porte sur les subventions, c’est-à-dire toutes les contributions de quelques sortes que ce soit :
• les attributions des subventions financières
• les prêts de locaux pour des activités ponctuelles ou des activités régulières
• les prêts de matériels
• les appuis humains en cas de « grande » nécessité
La rencontre des associations pourrait avoir lieu lors d’un forum, organisé tous les deux ou trois ans.
Un comité consultatif réunissant tous les présidents des associations trucidiennes ayant signé la charte peut être organisé une fois par an. Lors de cette rencontre, pourraient être abordés divers thèmes relatifs à la vie associative locale, l’évaluation de la charte et son amélioration.
4 - Dans un souci de transparence, et conformément à la loi, la ville tient à disposition de tout citoyen la liste des aides financières et en nature qu’elle attribue aux associations.
5 - Dans un souci de respect de la légalité ainsi que des principes démocratiques, et conformément à la législation, la ville ne verse pas de subventions dans les cas suivants :
- les subventions à toute association qui ne remplit pas les conditions de légalité ou d’appartenance trucidienne,
- les subventions à des associations ne remplissant pas une mission d’intérêt général, ne présentant pas un intérêt pour la collectivité,
- les subventions factices c’est-à-dire contournant les règles de la comptabilité publique,
- les subventions qui porteraient atteinte aux principes constitutionnels ou à une liberté publique fondamentale,
- les subventions contraires à la répartition des compétences fixées par la loi et qui portent atteinte aux règles d’organisation et de fonctionnement d’un organisme public,
- les subventions contraires au principe de la liberté du commerce et de l’industrie (sauf cas exceptionnel),
- les subventions contraires au principe de laïcité,
- les subventions à des associations soutenant des conflits armés ou ayant des activités illicites,
- les subventions qui porteraient atteinte à la liberté de conscience, à la liberté religieuse, aux Droits de l’Homme, à la liberté des cultes ou à la neutralité de l’Etat,
A titre exceptionnel, des subventions peuvent être versées à des associations extérieures d’intérêt général pour service rendu à la ville (SPA, aide à domicile, … par exemple) ou d’intérêt humanitaire, sur décision du Conseil Municipal.
Compte tenu du préambule et des engagements pris par la ville, les associations prennent les enga-gements suivants :
1 - Dans un souci de respect des engagements, les associations utilisent les aides de la ville conformément à l’objectif pour lequel elles sont attribuées. En outre, les associations ne reversent pas les subventions à des tiers notamment sous forme de dons.
2 - Dans un souci de transparence, les associations transmettent à la ville leurs comptes annuels, les comptes cumulés et le patrimoine ; elles s’engagent également à inviter la Municipalité à leurs assemblées générales.
3 - Dans un souci de transparence et d’efficacité en ce qui concerne les projets bénéficiant d’une aide de la ville, les associations souscrivent aux principes des bilans moral et financier et de la mesure des écarts entre le « projeté » et le « réalisé ».
4 - Les subventions croisées (aides auprès de plusieurs organismes) ou cumulées doivent être portées à connaissance des collectivités.
5 - Dans un souci d’efficacité, les associations respectent la volonté de la ville d’optimiser l’emploi de ses subventions en coopérant entre elles lors de l’utilisation des aides municipales (utilisation alternée des locaux par exemple).
6 - Dans un souci de sécurité et de responsabilité, les associations respectent les prescriptions réglementaires et les consignes de sécurité (panique, incendie, …) relatives à leurs activités ; elles souscrivent aux diverses assurances nécessaires pour couvrir les risques inévitables ; elles respectent les obligations législatives et réglementaires en s’acquittant, lorsqu’il y a lieu, de leurs obligations sociales et financières.
7 - Dans un souci d’information, les responsables des associations s’engagent à porter à la connaissance de leurs adhérents le contenu de la présente charte.
8 - Dans un souci de citoyenneté, de solidarité, d’environnement, d’économies, les associations s’engagent à s’approprier, à préserver et à promouvoir les principes du développement durable.
Guide Pratique
Il existe deux types de subventions : les subventions financières et les subventions en nature.
Les subventions financières
Les subventions se définissent comme une des formes d’aides consenties par la ville aux associations qui poursuivent une mission d’intérêt général, présentant un intérêt pour la collectivité.
Elles se concrétisent par le versement d’une somme d’argent sur le compte bancaire ou postal ouvert par l’association.
Les subventions peuvent prendre des formes diverses :
- être générales ou affectées,
- être destinées à couvrir des charges et frais de fonctionnement,
- être exceptionnellement destinées à aider l’association à réaliser un investissement.
1 - Conditions générales d’attribution
Les associations qui souhaitent obtenir une subvention de la ville doivent la solliciter chaque année ou en fonction des projets et faire leur demande par courrier adressé au Maire. Elles remplissent le formulaire fourni par la ville et prévu à cet effet.
Après instruction de la demande par la commission « Vie de la Cité » et délibération du Conseil Municipal, l’association est avisée par courrier de décision prise par la Municipalité, ainsi que des modalités de versement.
En fonction du montant alloué, le versement de la subvention pourra être effectué en une ou deux fois.
Une subvention exceptionnelle peut être attribuée la première année d’existence d’une association en fonction de son implication dans la vie locale.
Rappel : en règle générale, les demandes de subvention sont instruites une fois par an, dans le cadre de la préparation budgétaire. Les dossiers complets sont à remettre au plus tard mi janvier de l’année en cours.
Dans le cas où les associations ne pourraient pas fournir l’ensemble des pièces nécessaires et indispensables à l’instruction de leur dossier, elles devront le préciser dans leur demande et s’engager à les fournir dès que possible sans que la ville ait besoin de procéder à une relance.
Le budget prévisionnel doit être le plus précis possible : les dépenses et recettes sont répertoriées et évaluées sincèrement ainsi que l’ensemble des besoins de fonctionnement (frais postaux, téléphone, papeterie, ….).
Aucun versement ne pourra être effectué si le dossier est incomplet.
2 – Modalités d’instruction
Subventions globalisées de soutien au fonctionnement
Instruction : une fois par an, dans le cadre du budget annuel de la ville
Le dossier devra comporter les éléments suivants :
- un exemplaire des statuts (pour une 1ère demande)
- le récépissé de la Préfecture (pour une 1ère demande)
- la composition du bureau
- les comptes financiers du dernier exercice (n-1) et les comptes cumulés
- le budget prévisionnel de l’année à subventionner, faisant ressortir l’ensemble des financements et ressources propres, ainsi que les subventions croisées
- le compte rendu de la dernière assemblée générale et le compte rendu moral
- et/ou tout autre document que la ville jugerait nécessaire pour une meilleure instruction du dossier
Subvention annuelle concernant des projets réguliers
Instruction : une fois par an, dans le cadre du budget annuel de la ville
Le dossier devra être complété avec les éléments suivants :
- une présentation du projet
- ses objectifs
- les moyens matériels ou autres envisagés
- le budget prévisionnel, indiquant toutes les sources de financement
- le montant de la subvention demandée à la ville
Subvention exceptionnelle concernant des projets ponctuels
(non renouvelable d’une année sur l’autre pour un même projet)
Instruction : en cours d’année, si possible trois mois avant la manifestation ou la réalisation du projet
Le dossier devra être complété avec les éléments suivants :
- une présentation du projet
- ses objectifs
- les moyens matériels ou autres envisagés
- le budget prévisionnel, indiquant toutes les sources de financement
- le montant de la subvention demandée à la ville
Les subventions en nature
Des subventions peuvent être attribuées en nature sous forme d’avantages divers, comme par exemple la mise à disposition de locaux appartenant à la collectivité locale.
Les locaux
Salles et équipements
1 – Principes d’attribution
- pour des fréquentations régulières et répétitives, liées à l’activité de l’association (sportives, sociales, culturelles, …), les locaux municipaux sont mis gracieusement à la disposition des associations dont les activités participent activement à l’animation de la vie locale,
- pour des manifestations et activités ponctuelles, les salles sont mises à la disposition des associations selon les modalités suivantes :
la gratuité est assurée pour les réunions de travail (assemblées générales, réunions de bureau, …)
une gratuité est accordée une fois par an pour les autres activités au sein de l’association trucidienne (animations, bals, repas dansants, …). Toutefois, un coût de location pourra être demandé pour des utilisations ultérieures.
2 - Modalités d’instruction
La demande
Pour des fréquentations régulières et répétitives, la demande est instruite par le service compétent chaque année.
Elle est adressée au Maire de TROUY par courrier en précisant :
• la nature des besoins
• l’estimation du nombre de personne (pour des raisons de sécurité)
• la fréquence d’utilisation
L’établissement d’une convention entre la ville et l’association définit les conditions d’utilisation des locaux pour des manifestations et activités ponctuelles, quelle que soit la salle souhaitée. Les demandes sont instruites par la commission « Vie de la Cité » (secteur Vie associative).
La demande est adressée au Maire de Trouy en janvier de l’année précédent l’année de réservation pour la MTL ou dès la mise en place du projet, en précisant :
- le motif de l’occupation
- la date et l’heure de la manifestation ou de l’activité prévue
- le nombre de personnes prévues
- le nom de la personne responsable de la manifestation (contact)
- la salle souhaitée
- le matériel nécessaire à l’organisation de la manifestation (si besoin)
La mise à disposition de locaux fait l’objet d’un contrat de location.
L’assurance
L’association doit obligatoirement souscrire avant l’entrée dans les locaux une police d’assurance en responsabilité civile couvrant tous les dommages qui pourraient être causés du fait de son activité ou de son occupation.
Elle fait son affaire des garanties vol, incendie, dégâts des eaux et tous les dommages pouvant survenir à ses biens ou à ceux des personnes qu’elle accueillera, la ville refusant toute responsabilité en la matière.
La sécurité
Le Président de l’association doit s’assurer du respect des règles de sécurité des personnes lors des activités organisées dans les locaux prêtés par la ville (sécurité incendie notamment). Ainsi, l’organisateur doit vérifier que les issues de secours sont ouvertes et totalement libre d’accès en permanence, doit savoir utiliser les moyens de secours (extincteurs, …) et doit guider l’arrivée des secours sur les lieux du sinistre.
Les états des lieux pour la mise à disposition temporaire de locaux
La visite annuelle de sécurité pour des affectations constantes (visites à la demande ou annuellement concertées)
Les chapiteaux
La demande
Cette structure doit être réservée à l’accueil de la mairie si possible en début d’année afin d’établir un calendrier annuel, la priorité étant donnée aux besoins des services municipaux.
Le transport
Il sera assuré par les services techniques.
L’assurance
L’association doit fournir une attestation d’assurance.
Le montage et le démontage
L’association qui emprunte ce matériel doit prévoir, au jour convenu, un certain nombre de personnes pour effectuer le montage et le démontage du chapiteau.
Le matériel
Pour l’organisation d’une activité ou d’une manifestation, la ville prête du matériel de manière ponctuelle, sous réserve de disponibilité, la priorité étant donnée aux besoins des services municipaux.
1 – Principe d’attribution
Ce prêt de matériel doit correspondre ou être en lien avec une activité ou une manifestation acceptée par la ville.
2 – Modalités d’instruction
Une demande écrite de matériel doit être adressée au Maire, au plus tôt dans la mise en place du projet et au plus tard un mois avant l’activité ou la manifestation prévue.
L’organisateur doit remplir une fiche-type fournie par la ville permettant d’indiquer précisément les prestations et les matériels souhaités.
Après accord, l’association est avisée par courrier du matériel pouvant être prêté et des conditions de mise à disposition. Le matériel est prioritairement mis à disposition des services municipaux.
En cas d’emprunt de certains types de matériels, une caution est demandée.
La mise à disposition du personnel
Compte tenu de la particularité de ce chapitre, la mise à disposition du personnel fera l’objet d’une étude dans le cadre des conventions individuelles.
L’utilisation du logo de Trouy
Le logotype dont la ville s’est dotée depuis quelques années existe en deux versions : couleur et noir et blanc.
Son usage est possible pour les associations dans la version noir et blanc, lorsqu’il s’agit de manifestations organisées en commun avec la Municipalité.
C’est au cas par cas que la décision est prise, après consultation de la commission « Vie de la Cité ».
***
Les supports d'information de la ville de Trouy
Le site internet www.villedetrouy.fr
Les associations trucidiennes y sont recensées. Pensez à valoriser la « vôtre » et à mettre à jour les informations qui la concernent. Les différentes manifestations figureront dans l’espace qui leur est réservé.
Le Bien Vivre
Le Reflet Municipal
Tous les ans, il valorise les manifestations trucidiennes par l’intermédiaire de son calendrier central et laisse la parole à chacune d’entre elles.
OU TOUT AUTRE GUIDE OU PLAQUETTE D’INFORMATION A DESTINATION DE LA POPULATION
Références législatives
Les documents suivants pourront être mis à la disposition des associations trucidiennes qui en feront la demande soit en s’adressant au service « Associations » de la Mairie, soit sur le site internet de la ville (villedetrouy.fr).
Vous pouvez retrouver tout ou partie des différentes obligations législatives dans ces ouvrages :
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association (Journal Officiel du 2 juillet 1901)
- Le Code des associations : recueil des textes législatifs et réglementaires sur les organismes sans but lucratif
- Le Code Général des Collectivités Territoriales
- La Gazette des Communes du 8 septembre 2008 (cahier n° 2) « Les relations entre collectivités locales et associations », …
Fait à Trouy le 29 janvier 2009.
Le Maire, Le Président
Gérard Santosuosso
ANNEXE
Liste des associations trucidiennes
Les amis d’Enzo
Les Anciens Combattants Prisonniers de Guerre, Combattants d’Algérie-Tunisie-Maroc (A.C.P.G.-C.A.T.M.)
L’Age d’Or
L’Association Gymnastique Volontaire Loisirs Détente (A.G.V.L.D.)
Les ASSMAT
Le CBB Judo
Le Comité des Fêtes
Le Comité du Personnel (C.P.)
Les Compagnons de Chœur
Le Cyclo Club de Trouy (C.C.T.)
Demain Trouy
L’Ecole de musique
L’Entente des Marcheurs de Trouy (E.M.T.)
L’Espoir Trucidien (E.T.)
L’Etoile Sportive de Trouy (E.S.T.)
L’Etoile Sportive de Trouy Vétérans (E.S.T. Vétérans)
La Fédération Nationale des Anciens Combattants d’Algérie (F.N.A.C.A.)
Le Groupement de Parents d’Elèves (G.P.E.)
La Gymnastique Adultes Trucidienne (G.A.T.)
Je donne, tu vis, pour dons d’organes du Cher
Modern’ Musette Animation
Music Master
Nature Tradition Trucidienne (N.T.T.)
Pêle Mêle
Les Pèlerins de la Charité
La Ruche de Trouy
Trouy, Avenir, Environnement (T.A.E.)
Trouy Comice
Trouy Environnement, Développement et Cadre de Vie (T.E.D.C.V.)
Trouy Temps Libre (T.T.L.)
Trouy Tennis Club (T.T.C.)
U.L.M.
L’Union Nationale des Combattants d’Afrique du Nord (U.N.C-A.F.N.)
Yugioh Duelist Association (Y.D.A.)
Rencontre littéraire